V letu 2020 smo priča epidemiji, ki je na globalnem nivoju prisilila vse, da slečemo marsikatero železno srajco starih navad in spremenimo dosedanji način poslovanja. Predvsem zaradi okrnjenih možnosti vzpostavljanja osebnih stikov s strankami in poslovnimi partnerji, smo se pričeli spogledovati z novimi oblikami poslovanja, ki smo se jim pred epidemijo izogibali. Uvajanje novih orodij in postopkov je namreč vedno naporno, tako za podjetja, kot za stranke. Lahko pa prinese tudi nekaj dodatnih stroškov.
Med tehničnimi rešitvami, ki so na voljo že dalj časa, a niso bile pogosto uporabljene, je elektronsko podpisovanje dokumentov oz. pogodb. Ta način poslovanja je zakonsko predviden že od leta 2004 in je bil določen v Zakonu o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP). S tem zakonom se uvaja enakovrednost elektronskega in lastnoročnega podpisa na dokumentih, kadar so izpolnjeni nekateri pogoji.
V primeru elektronskega poslovanja med podjetjem in uporabniki celoten postopek poslovanja poteka preko spleta z uporabo spletne aplikacije, ki podpira elektronsko podpisovanje dokumentov. Pogodbe, ki jih v ne-elektronskem načinu poslovanja natisnemo in potem v fizični obliki shranimo v arhiv podjetja, tu nadomestimo z izključno digitalno obliko dokumentov. Celoten življenjski cikel pogodbe se odvije znotraj spletne aplikacije.
Uporabnik, ki želi naročiti neko storitev (npr. sklenitev naročniškega razmerja), obišče spletno aplikacijo ponudnika storitev, tam izbere želeno storitev in sproži postopek podpisovanja pogodb. V tem trenutku pogodbe še ne obstajajo, pomembno pa je, da je v tem koraku postopka komunikacija med uporabnikom in aplikacijo že zaščitena z vzpostavitvijo varne šifrirane komunikacijske povezave. Uporabniki prepoznajo tak način komunikacije po izrisani ključavnici v naslovni vrstici spletnega brskalnika.
Spletna aplikacija se na naročilo uporabnika odzove tako, da pripravi ustrezne pogodbe, jih predizpolni in uporabnika pozove k morebitnemu vpisu manjkajočih podatkov. Ko so pogodbe vsebinsko pripravljene, jih uporabnik dobi v predogled in v kolikor se strinja z vsebino, sproži postopek digitalnega podpisovanja. Strežnik pripravi dokumente za podpis in uporabniku preko drugega komunikacijskega kanala (običajno je to SMS) pošlje posebno enkratno šifro, ki jo mora vnesti v aplikacijo. Na ta način uporabnik dokaže svojo avtentičnost in avtorizira strežnik, da v imenu podjetja in uporabnika zaključi proces podpisovanja. Podpisane pogodbe uporabnik prejme na svoj e-naslov, podjetju pa se pogodbe samodejno shranijo v dokumentni sistem oz. varno hrambo dokumentov. Postopek se zaključi tako, da se določila iz pogodbe izvedejo tudi v poslovnem sistemu podjetja (ERP), npr. da se uporabnika doda med naročnike.
Elektronsko podpisovanje dokumentov predstavlja priložnost za podjetja, ki želijo prihraniti na času, znižati stroške poslovanja in sočasno uporabnikom omogočiti 24 urno razpoložljivost za sklepanje pogodb. Prvi pogoj za vstop v celovit sistem elektronskega poslovanja podjetja je sistem elektronskega podpisovanja dokumentov. Drugi pogoj je integracija elektronsko podpisanih pogodb v poslovni sistem podjetja (ERP), tretji pa varna hramba dokumentov skladno z zakonodajo.
Seveda pa omogočanje tehnične izvedbe tovrstnega poslovanja ni dovolj. Tako kot je poslovna komunikacija pomembna pri fizičnem stiku z uporabnikom, je pri elektronskem poslovanju pomembno, da svojo ponudbo podjetje predstavi na razumljiv in uporabnikom prijazen način. Večina podjetij je ta komunikacijski vidik že do sedaj opravljala zelo dobro, v letu 2020 pa so pri poslovanju z uporabniki pričela pospešeno izpopolnjevati še storitve elektronskega poslovanja. Glede na to, da celovito elektronsko poslovanje postaja nekaj običajnega, tako za podjetja, kot za uporabnike, lahko v prihodnje pričakujemo pospešen razvoj rešitev na tem področju, tako z vidika komunikacije oz. marketinga, kot iz tehničnega vidika.
V podjetju 3 Tav ponujamo programske rešitve za celovito digitalno poslovanje podjetij: dokumentni sistemi, masovni obračun, finance in računovodstvo, vodenje proizvodnje, poslovna analitika… Prilagajamo se potrebam naših naročnikov in skrbimo, da so naše rešitve vedno v koraku s časom in zahtevami trga.
