Podjetja od svojih dobaviteljev prejemajo račune v različnih oblikah. Lahko so v papirni ali elektronski obliki. Podjetje mora prejeti račun plačati v dogovorjenem roku ali ga reklamirati. V ta namen mora vzpostaviti učinkovit proces, v katerem odgovorne osebe račun bodisi potrdijo bodisi zavrnejo.

Različne račune lahko potrjujejo različne osebe v organizaciji, skladno z odgovornostjo. Da se prejeti račun ne izgubi, mora takoj ob vstopu postati del dokumentnega sistema. Pot dokumenta skozi proces potrjevanja mora biti predvidljiv. Na vsakem koraku je potrebno zabeležiti ustrezne podatke. Pomembna so predvsem stanja v procesu ter datum in čas, ko je prišlo do ključnih dogodkov v procesu potrjevanja.

Dokument vstopi v proces na različne načine. Če je račun izvorno v e-obliki, ga navadno prejmemo z e-pošto in uvozimo v dokumentni sistem. V kolikor je račun v papirni obliki, ga na prvem koraku s pomočjo skenerja zajamemo v elektronsko obliko. Sledi zajem meta podatkov. To so ključni podatki o dokumentu, ki najprej odgovorni osebi pomagajo pri potrjevanju ali zavrnitvi. Gre za opisne, datumske in numerične podatke, ki se v veliki večini zajemajo avtomatsko s pomočjo OCR tehnologije ali neposredno iz dogovorjene strukture dokumenta (XML, JSON ali druga podobna oblika). Zajeti meta podatki v nadaljevanju procesa poenostavljajo vnos dokumenta v poslovno informacijski sistem (ERP).

Če potrjevalec prejeti račun potrdi, se le ta avtomatsko prenese v informacijski sistem in ponoven vnos podatkov ni potreben. Še več. Ob uvozu računa v sistem se dodatno lahko izvede kontrola podatkov (npr. na osnovi izračuna DDV lahko preverimo, če so bili za jeti zneski pravilni). Če pa je potrjevalec račun zavrnil, lahko procesa avtomatiziramo na način, da se dobavitelju pošlje reklamacija po e-pošti.